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解決方案

普通人一看就懂的職責描述才是好的描述!

 

簡潔準確的信息才是好的職責!

使用者就是上帝,他們如何看得懂咱就如何寫,不需要詩情畫意,只力求精準淺白地傳遞信息就好了,對吧!

怎么寫?小編給你支個招。

先出一個公式:

好的職責描述=看得懂+說得準確

“看得懂”的要點是三個方面:模塊化+隱含流程關系+結構化“造句”;

“說得準確”的要點是兩個方面:準確應用動詞+范疇清晰。

 

好!接下來小編逐個講…

 

1.  模塊化

所謂“模塊化”就是將職責信息進行歸類,并提煉成獨立的概念,例如市場調查、品牌規劃、市場拓展。它類似集成線路板,把復雜的信息集成一個個模塊。再往下進行詳細的職責描述時不致于“跑位”了;也使得實際應用時可根據經營條件的變化,可靈活地進行模塊拆分調配,從而形成結構明確、信息統一、要素多元、邏輯清晰的動態管理文件。這就是有別于傳統記流水帳式的職責描述,一旦發生變化,短時間難做整體布局。

2.  隱含流程關系

“隱含流程關系”是指職責描述的先后順序最好要隱含履行這項任務的先后秩序,這樣信息流暢,易于理解,不要天一句地一句把信息拼接進去。

3.  結構化“造句”

運用造句法把職責描述標準化----“依據什么?+做什么?+實現什么?”。

可分為四種造句法:


以上是如何讓職責描述“看得懂”,接下來小編再說說如何“說得準確”,它的要點是兩個方面:準確應用動詞+范疇清晰。

 

4.  準確應用動詞

在職責描述中,最常見的毛病就是每項描述之前都是“負責…負責…”,這使得該項行動的性質都被泛化為“負責”二字了。準確地應用動詞,能對該項行動的責任性質有著明確的區分,因此要特別審慎的應用。

下表為職責描述中常見的動詞,擺在你的桌面,看著挑唄:

管理行為類

上級行為類

下級行為類

專家行為類

針對制度、方案及文件類

針對信息、資料類

分析

許可

檢查

分析

起草

調查

安排

批準

核對

建議

擬訂

收集

任命

指導

提交

推薦

審核

獲取

指派

監督

建議

評估

呈報

分析

達到

監控

參加

調研

解釋

整合

控制

委任

協作

 

實施

檢查

協調

檢查

聯系

 

歸檔

發布

確保

計劃

執行

 

 

咨詢

監督

評估

遵守

 

 

管理

引導

簽署

完成

 

 

 

指導

 

維護

 

 

 

糾正

 

提升

 

 

 

處理

 

 

 

 

 

 

5.  范疇清晰

職責描述并不是說要把所有的事件都要描述到,如果信息太冗余,抓不住關鍵,反到失去了它的實用價值。有兩個關鍵值得注意:重要的80%和重點的100%。

關鍵一:重要的80%。

它是指職責描述反映到關鍵工作內容的百分之八十就好了,主要是兩個方面的內容:

一是發生頻率高的。即該分工是反復存在而非偶然或例外。這類信息建議體現在職責描述中;

二是對績效影響大的。即該分工是否履行對績效結果影響深遠,比如生產車間的安全事故,可能發生頻很低,但后果很嚴重,因此應體現在職責描述中。

關鍵二:重點的100%。

它是指有一個特別需要描述清楚的重點:凡涉跨崗位之間分工有交叉關系的地方應細化描述。將來職責分工運轉起來順不順暢、有無爭議,其實主要是這個地方。在沒有交叉關系的地帶,即使沒有履行責任,我們可向它的上司問責,就可以被及時糾正過來,恰恰是這些有交叉關系的地方如果沒說清楚,必然事后難以問責,最終陷入無休止的扯皮中,這是一件很浪費溝通資源的事情。

抓住這兩個關鍵后,那些已廣為知曉和約定成俗的信息可簡單地概述即可。


信息來源:咨詢公司
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